EvernoteとGoogleドライブを組み合わせて使うというご提案3

次にメールマガジンの送信者名簿です。

メールマガジンは、Googleスプレッドシートの送信者名簿に記載されているメールアドレスに、Gmailで送信しています。

ですので、ASK役員の方々のGoogleアカウントでこの送信者名簿を共有していただいて、直接会員の方の追加や削除の編集をしていただこうと思います。

先日、EvernoteとGoogleドライブが連携しましたので、Evernoteに「ASK_Googleドライブ共有」というノートブックを作って、Evernoteからこの送信者名簿を連携するといいと思います。
https://blog.evernote.com/jp/2016/05/13/52816

まず前提として、名簿をチェックする役員の方はGoogleアカウントを用意していただく必要がありますが、すでに全員お持ちでした。

メールマガジンの送信者名簿は、ASKホームページ(GoogleサイトやBloggerなど)のアカウントに属するGoogleドライブのスプレッドシートで作っています。

EvernoteとGoogleドライブを組み合わせて使うというご提案2

ビジネス研究会や交流会などの原稿はEvernoteのノートで作成し、それらのノートは「ASKイベント原稿共有」というノートブックでASK役員間で共有します。

例えば担当の方は、次回交流会原稿のノートの最初に、次のように書いておきます。

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関係者各位

役員の方は▲月▲日までにチェックして、必要に応じて修正してください。

担当の▲▲さんは、▲月▲日にこの原稿を元にメールマガジンを送信してください。

以下、原稿・・・。
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このようにすれば、原稿内容が固まるまでメールをやり取りする過程で、ASK役員の方々がメールを見落とすような危険性はなくなると思います。

ノートブックの共有方法ですが、前提として、役員の方々も自分のアカウントでEvernote Webにログインしておきます。

共有元の人(例えば原稿担当者)が、「ASKイベント原稿共有」ノートブックを作成してそのノートブックを選択すると、画面左側にノートリストのエリアが表示されます。

EvernoteとGoogleドライブを組み合わせて使うというご提案1

先日のお話の続きですが、メールのやり取りで進められていた業務を、EvernoteとGoogleドライブを組み合わせる方法に変えるのがいいのではないか、というご提案をASKさんのミーティングでさせていただきました。

Evernoteは、以前より西村代表がプレゼン用などのカタログを持ち歩くために活用されていました。

ユーザーとしての興味もおありだったのでしょうが、西村代表がEvernoteを使ったオフィスのペーパーレス化セミナーに参加されたとき、プレミアム版のOCR機能を使った文書検索の便利さに感銘を受けられ、ASKでも活用できないか、というご相談を受けたのが業務効率化事業を始めたきっかけです。

今回のミーティングは、事業内容にEvernoteの活用を含むのであれば、日頃から業務で使うことで、ASK役員の方にEvernoteの便利さを理解していただきたいという目的がありました。

以下、ご提案内容です。

事前の準備としては、Google Chromeを規定のWEBブラウザに設定しておきます。

また後述しますように、EvernoteとGoogleドライブを連携して使いますので、パソコンではEvernote Webを使います。

アプリ「グチってチャット」を公開しました

架空のcocotama(ここたま)のスタッフさんが、あなたのグチの相手をしてくれるアプリ「グチってチャット」を公開しました。

現在Android版のみで、無料でインストールできます。
→ アプリのインストール

以前このブログで、気軽にメンタルサポートを体験できるアプリを考えていますとお話しましたが、これがそのアプリです。

使い方は簡単で、画面下部の「発言」ボタンを押して、「誰に」、「何を」、「どんな気持ち」という三種類のプルダウンメニューから適当な項目を選びます。

選んだ項目は、ユーザーの発言としてチャット画面に表示され、しばらくするとその発言にスタッフが返事をします。

このアプリは、心の卵さんのWEBサイト「心の卵ひろば」のワンコーナーとして作成したものです。
→ http://coco-tamago.com/

通信コスト削減と業務効率化の事業化を進めています

前回お話した通信コスト削減ですが、実際にご相談を受けたら、ASKさん内部だけで調査する形を取るのか、専門業者さんと何らかの提携をして調査する形を取るのか、現在検討中です。

携帯電話やインターネット通信の業者間競争は激しいため、▲▲間で通話料無料、▲▲キャンペーンがお得・・・のように、次から次に新しいサービスや新会社が生まれています。

このような情報は、専門にやられている販売業者さんや家電量販店の販売員さんの知識には、到底敵いません。

このブログの最初にお話した業務の効率化についても、お客様にどのようなご提案ができるか、現在検討中です。

私はお仕事をする過程で、ASKさんの業務にいくつかの課題を見つけましたので、先日ASKさんのミーティングでその課題を解決するためのご提案をしてみました。

ASKさんは毎月、最低でもビジネス研究会と交流会という二つのイベントがあります。

事前にホームページやメールマガジンでそのイベント内容を告知するのですが、その原稿は担当の方が執筆して役員の方々が添削されます。

メールマガジンは、送信者名簿に新しく会員になられた方を追加して送信します。

その添削や名簿の整理を、ASKさんはメールのやり取りで進められています。

通信コスト削減のご相談を始めます

ASKさんの中小企業IT活用提案事業の一環として、通信コスト削減のご相談を始めることになりました。

通信のコストといえば、主なところではパソコンのブロードバンドやインターネットプロバイダ、固定電話やFAX、携帯電話などがあります。

それらの請求書を見せていただいて、無駄なところがないかなどをチェックして、コストが削減できそうなところをご報告するというものです。

電話といってもビジネスホンのレンタルになると、電話工事まで入ってくるので、そこまでは範囲外ですね。

携帯電話については、格安スマホと呼ばれる安いサービスが話題を呼びインターネット上にも情報が増えたので、知識をお持ちの方も多いと思いますが、それ以外の回線を含む全体の通信コストについては、あまり把握されていない方が多いようです。

ASK会員の中には、個人で通信費に毎月5万円以上かかっている方や、通信回線を設置したとき業者さんの言われるままに契約して、気が付いたら使わないオプションが沢山付いていた、というような方もいらっしゃいます。

知識がないために高い通信費を支払っている会員さんの例をASK執行役員の方が知って、そのコスト削減をご提案する事業を思い付かれたようです。

受け付けフォームをCGIからGoogleフォームに変更しました

結局CGIは使用を中止して、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを使って、受け付け用CGIを代替することにしました。

それに伴い、念のためサーバーの引っ越しを行い、そこにJoomla!を設置しました。

しかし、それでも暫くするとCMSに改ざんされた形跡が見つかったんですね。

CMSの記事の更新や、メールマガジンの発行は、複数のASKスタッフの方が行っています。

パスワード管理は気を付けていただいていましたし、定期的にパスワード変更もしていました。

本来ならば、自動バックアップやサーバーのセキュリティ強化などの対策を徹底的に行うんでしょうが、費用や時間などコスト的に難しい。

そこで、現在のGoogleのサービスを組み合わせて使う方法に変えたわけです。

ASKさんでのセキュリティ対策の難しさは、複数の方がCMSやサーバーに直接ログインすることにもあると思います。

ただ、逆に言えば、一般的なシニア団体の方のWEBサイトは、WEB制作会社に運営を任せたり、ITに詳しい個人の方に一任されている場合がほとんどではないでしょうか。

ASKさんは交流会の受け付けフォームにCGIを使われていました

以前お話ししたように、ASKさんは交流会などの受け付けにCGIを使われていました。

ASKさんは、ビジネス研究会と交流会を毎月一回ずつ開催されていますが、CGIはその参加登録フォームと参加者確認リスト用です。

それらの会は、会場を借りる費用などが必要なため無料でないにも関わらず、今では一般の方も含め30名前後の方が登録されます。

ですので、このCGIはWEBサイトの中でも特に重要な位置を占めていました。

このCGIを設置された当時は、フリーでCGIを提供しているWEBサイトが多く存在していて、その中から自分たちの目的に合ったものを探されたようです。

打ち合わせをしている最中に、シニアの方々が普通に「このCGIが・・・」と話されるので、そのことにもJoonla!と同じように驚いた記憶があります。

私はセキュリティについて詳しくないので、改ざん者が侵入した経路は特定できないのですが、当時はBashの脆弱性が連続して発見されていた時期で、そのCGIには危険な例として挙げられている命令が使われていました。

CGIの更新が止まっていたこともあって、ASKの方たちに、参加登録フォームは自分達で扱える安全なものに変更した方がいいと思います、とご提案しました。

Joomla!は企業のホームページとしては使いやすいと思います

ASKさんのWEBサイトが次に調子悪くなって呼ばれたときは、さすがにJoomla!のバージョン1.5はサポートが終了しているので、CMSを変えた方がいいですよとご提案して、CMSを入れ替えることになりました。

このときは、すでに圧倒的に普及しているWordPressにしようかとも思ったのですが、結果的にASKスタッフの方が慣れ親しんでいるJoomla!の新しいバージョンを選びました。

ちょうどJoomla! 3.0が発表されて間もない頃で、管理画面も含めレスポンシブWEBデザインに対応していて、いいタイミングだと思ったんですね。CMSとしては対応は早い方だったと思います。

Joomla!は私が使いはじめた頃から、サーバーに設置しただけで、トップメニューやサイドメニューがある、いわゆる「普通の」企業ホームページができ上がるので、とても重宝していました。

企業のホームページ担当者で記事のみを書く人にとっては、管理画面にログインしたら、画面左上の「記事を書く」や「記事管理」をクリックすることだけ覚えればいいので、CMSの中でも分かりやすいと思います。

しかし、ひとたびカスタマイズをしようとすると、WordPressに比べて日本語の情報が少ないので、途端にハードルが上がるように感じます。

ASKさんのホームページはJoomla!(ジュームラ)というCMSを使っていました

前回も少し触れましたが、私が最初にASKさんのWEBサイトに関わったときは、Joomla!というCMSを使われていました。

画面の表示が崩れるというので、知人を通して修正できないかというご相談をいただきました。

バージョン1.5という当時としては少し古いバージョンで、PHPファイルの一部を修正した記憶があるのですが、今にして思えば脆弱性に問題があったのだと思います。

私はこの1.5が発表されたあたりからJooma!を使い始めたのですが、そのときは今のようにWordPress全盛ではなく、Movable Type(ムーバブルタイプ)であったりXOOPS(ズープス)であったりと、もう少しCMSはどれにしようか検討するような雰囲気があったと思います。

私に相談が回って来るということは、WEB制作会社に運営を任せてはいないわけで、確かに自分達で作ったという感じのホームページでした。

ホームページ内のブログもかなり続いていたので、私とそう変わらない時期から使い始められたのではないかと思います。

逆に言えば、自分達でJoomla!を選択してサーバーに設置し、運営されていたということ。

すごいな、とちょっと驚いた記憶があります。